函与复函格式范文6篇(去函复函的范文)

回复、来信、举报是2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理条例》(以下简称《条例》)中明确规定的三种法定语言。它们既有相似之处，也有明显的不同之处。

“相同”的答复、回复和回复报告

首先，它们都有回复功能。

《条例》规定:答复适用于对下级机关请示事项的答复；函件适用于无隶属关系的机关之间洽谈工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；报告适用于向上级机关汇报工作和反映情况，答复上级机关的询问。从上面的文字可以看出，这三种语言的适用范围中都有“回复”或“回复”的字样，明显具有回复的功能。但由于信访举报还有其他功能，所以人们往往将具有答复功能的信访举报称为“答复函”和“答复举报”。

第二，都属于被动写作。

当回复、信函、报告发挥回复的功能时，显然应该先有“问题”，才能有“答案”，即答案是问题，被动写作。不问不答，会让收信人莫名其妙。它们都是在沟通的基础上作出的——答复与请求的对应，答复与信函的对应，报告与上级询问的对应。如《国务院关于同意设立中国品牌日的批复》(国函〔2017〕51号)是对《国家发展改革委关于设立中国品牌日的请示》(发改产业〔2016〕2484号)的答复；《教育部关于同意设立亳州学院的函》(教育部函〔2016〕74号)是对《安徽省人民政府关于申请批准亳州师范学院升格为亳州学院的函》(教育部函〔2015〕141号)的批复；《XX市人民政府关于征集本市文艺界档案的报告》是对《XX省政府办公厅关于做好文艺界档案征集工作的函》的回复。

第三，都坚持同一件事。

在充分发挥回复、答复、来信、举报功能时，必须坚持“一文一件”的原则。回复是针对请求的，回复是针对信件的，报告只能回答上级提出的一个问题，所以“专办事项”的特点很明显。需要指出的是，如果一个单位的几个要求或者几个单位内容相同的要求在同一个办公会议上得到批准，也要坚持“一文一件”的原则，分别进行答复，而不是把几个要求放在一个答复中。回复也应该如此。如《XX大学教职工代表大会执行委员会关于同意调整有关学院二级教代会执行委员会主任、副主任的批复》，将政治学院、美术学院、法学院等学院二级教代会执行委员会主要成员的批准合二为一。这种机会主义的做法是极其不正确的。

四、必须有文件引用。

批复、回复、回复报告是被动写作，往往体现在公文写作的开头。正文第一段经常使用“XXX (XX [2017] XX)提交关于XXX已收到”等句式来说明文件的依据。如《国务院关于同意设立中国品牌日的批复》(国函〔2017〕51号)开头:“你局《关于设立中国品牌日的请示》(发改产业〔2016〕2484号)收悉。”在文献教学和应用文写作中，我们把这部分称为“引用文献”。需要注意的是，在文件引用中引用对方来文时，应先引用标题，然后在标题后加括号，表示来文的文号。

五、有固定的主要送达机关。

在实际工作中，答复、回复、回复报告的收件人，即主送机关，都是对自己有“有事相求”的单位。答复的对象是提出“请示”的下级机关，答复的对象是发出询问函的单位，报告的对象是事先提出询问的上级机关。如果其他机关也需要知道回复的内容，只能以抄送的形式送达。

六、归档应“成对”

笔者认为，在整理案卷时，请示与答复、函件与答复、质询件与答复报告应放在一起。一般两个公文都是一一编号的，批复在第一位，请示在第二位，答复在第一位，答复报告在第二位，函件在第二位，或者以批复和答复的公文为原件，请示或函件为附件。即使请示与答复、函与答复、询问与答复报告不是在同一年形成的，在归档时也应作为一个处理，但必须在备注栏中说明。

回复、回复和回复报告的“差异”

一.写作方向

按照书写方向，公文可以分为向下书写、平行书写和向上书写。下写是上级机关向李所属的下级机关发送的公文，上写是下级机关向其直接上级机关报送的公文。上下文的发文机关与受文机关的关系是领导与被领导的关系或业务指导与被指导的关系。平行文件是指在同级机关之间或非隶属机关之间传递的公文。批复、信函、报告正是这三种形式公文的代表语言。答复是典型的下笔，用于回答下级机关的请求，解决下级机关的实际困难或问题，对下级机关的工作给予具体指导，具有较强的行政约束力；函件是典型的骈文，适用于无隶属关系的机关之间协商工作、问答问题、请示批准、答复审批事项；报告是典型的向上型风格，适合向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问，使情况到达，上级准确有效地指导工作。

第二，职能范围

回复、信函、报告三种语言中，回复只有回复的功能，功能比较单一。但是，信访举报除了回答，还有其他功能。信件的功能很多，除了回复，还包括寄信(包括需要回复的申请信、洽谈信、询盘信、通知信)；报告除了响应报告，还包括工作报告、情况报告等。另外，回函只能对应请示的语言，回函可以对应信函，特殊情况下也可以对请示进行回复。在这种情况下，直接上级机关授权的办公厅(室)可以使用“批复”履行“批复”职能。报告不仅可以回复上级下发的通知、授权机关的函件等公文，还可以回复上级的来信或电话。发文原因灵活多变。

三。标题准备

《规定》规定，党政公文的标题由发文机关名称、事由和用语三部分组成，批复、函件、报告也不例外。但是，三者的称谓不同。回函的标题可以根据回函的不同表述略有调整。如同意或原则同意下级机关的请示，一般写成“批复×××年×××月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日当然，回复的具体内容要详细列出不同意的理由。信的标题，如果有，就写成“关于XXX的XXX信”；如果是回复，总标题要体现“回复”二字，写为“XXX关于(同意)XXX的回复”。无论哪种报告，标题都可以直接写成“关于XXX的XXX报告”，有些单位把回答上级询问的报告标题写成“关于XXX的XXX答复报告”是不合适的。

四、权威代表词

《条例》规定，文件名称“由发文机关的字样、年份和序号组成”。公文代字是公文字数的重要组成部分，一般由公文代字和公文代字组成。答复、信函、报告行使答复职能时，机关用词应有所不同。

一般回复的文号写成“X字母”。如《国务院关于长春市城市总体规划的批复》的文号为“国函”，而《国务院关于同意设立残疾预防日的批复》的文号为“国函〔2017〕89号”。作为回复的以下文字，用“X”字代替“X”是有原因的。主要原因是回复有固定的主送机关，往往是信函寄送。但笔者查阅了一些地方行政主管部门的文件，发现各地的文字各不相同。如《省政府关于设立江苏省项城市高新技术产业开发区的批复》文号为“苏〔2016〕50号”，《江苏省人民政府关于南通市2016年第六批城市建设用地的批复》文号为“苏政地〔2017〕46号”。《上海市人民政府关于同意调整本市城乡居民最低生活保障标准的批复》以“沪[2017]44号”下发，《湖北省人民政府关于武汉市2015年第三批城中村城市建设用地的批复》以“鄂批[2015]1062号”下发。《苏州市机构编制委员会关于同意调整苏州市人民政府教育督导机构设置的批复》正式名称为“苏编发〔2017〕11号”…笔者认为，党政公文中的“官名”虽然在《条例》中没有明确规定，但按照国务院的惯例，官名应统一写成“×函”，以免混淆。如《北京市人民政府关于昌平新城规划(2005-2020年)的批复》(京府发〔2007〕7号)、《省人民政府关于湖北省“十三五”高效节水灌溉总体规划的批复》(鄂府发〔2017〕88号)，代理代灌的使用相对规范。

回复的代理词比较简单，就是“X信”，没有什么不同的意思。

报道是典型的向上风，代表当局要写“X-Fa”两个字。这里的“发”字，并不是指“发出”，而是指采用“公文格式”，以区别于“书信式”的公文。工作中经常出现的“X报”、“X呈”、“X请示”、“X文”、“X函”等正式用字，应统一为“X发”。在这一点上，笔者十分赞同黄泽琼老师在《应用写作》杂志上发表的《机关生成词语应规范》一文的观点，在此不再赘述。

动词 （verb的缩写）语言风格

回复、回复、回复报告的写作关系不同，收信人也不同，所以语言风格也表现出一定的变化。回复是典型的写作风格，语言表达简洁、果断、有力，态度明确、决心坚定，多使用强制性语言，体现上级机关的权威性。在回函引用中，陈述“你单位关于……的请示”为并列文字，回函温和、真诚、礼貌，以示对对方的充分尊重。回复报告作为上位文，语言谦和恭敬，以示下级对上级的尊重和服从。回复、回函、回复报告的语气和常用词也有所不同。在引用一个函件时，我们常用“你单位关于……的请示收悉”这句话来答复，再用“经研究，现答复如下:我们同意……”这句话来明确表达上级的态度。一般来说，非附属机构之间使用的回函引用为“你单位关于……的函”或“XXX机关(单位)转来的XXX文件”

不及物动词结论的使用

回复有固定的结论。一般在陈述完毕后，另一行以“特此回复”结尾。有时候，可以写成“特意回复此处”或者“回复此处”。如果回复的主体部分较长，则不必写结论，用“请求”和“希望”代替。回复一般以“特此回复”或“特别回复”结尾。在我看来，最好不要用“这个回复”作为结论，原因有二。一是因为“本回复”是缩写，所以更简洁有力。上级机关在给下级机关的回函中使用“本批复”可以体现权威性，而回函的收件人并不隶属于该机关，因此不宜使用“本批复”，以免给对方一种优越感。第二，避免与以“此回复”作为结论的回复混淆。一般以“我特此举报”作为答复举报的结论。(来源:秘书之友作者:石)