信件格式(书信格式范围图)

前言

在平时的工作沟通中，除了实时的口头沟通，最常见的方式就是邮件沟通。

好的邮件格式和内容能使对方快速获取所需信息，没有沟通障碍，没有歧义或失真或对所传递任务缺乏理解；良好的邮件写作习惯还能增加收件人的信任感和职业认同感。

为了有效地沟通，项目负责人可以在开始项目时与所有团队成员一起制定基本的团队规则，如电子邮件写作技巧。

下面就通过介绍邮件的构成、写作原则和一些例子来给大家展示一下商务邮件的写作技巧。

邮件构成

邮件撰写

邮件编写原则

1.角色互换

发邮件的时候，你可以想想对方/客户收到这封邮件会怎么想，会怎么做，会怎么回复。根据对方可能的反馈，调整邮件内容，尽量通过少的邮件解决尽可能多的问题。

2.严格遵守协议，不违背对客户的承诺。

对于约定的进度，应严格按照约定的时间提交相关成果。如果不能在约定时间内完成，一定要提前联系，并给出合理的原因和可能的新的完成时间点。

3.快速回复客户邮件。

需要优先考虑客户的需求。如果你不能马上回答客户的问题，你也需要先回信，明确我们下一步要采取的具体行动，明确我们可以完成的时间。完成后，正式给客户一个答复。理想的响应时间在2小时以内。

4.注意回复内容。

回复内容要全面，切忌不要出现问题点回复遗漏的情况。如果话题有变更，应创建新邮件，并用新的邮件主题。正文要简明扼要，行文通顺。尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。进行针对性回复。不要就同一问题多次回复讨论，mail沟通不畅时建议电话或当面沟通。

5.注意邮件的格式。

mail内容的字体要统一。在写邮件的时候，不要记成流水账的形式，而应提取出概要点。比如：用1. 2. 3.等罗列出各个说明点。邮件内容结构清晰，便于对方理解，也方便后续邮件对某个概要点进行引用讨论。

6.适当的换行符

大约在20个字左右换一次行，不要一行完全写完再换行；一般情况下，在逗号处换行；如果没有逗号，只能在句子中间换行，句子中间换行需要考虑最好把主语作为新行的开头。

7.联系信息

联系方式有变更时，请及时更新并通知客户。可以明确发函人的身份、联系等信息，以方便对方联络。建议大家的邮箱开启签名功能，在邮件签名中需要含有姓名、联系电话等信息。

8.信息安全

和外部人员沟通mail中，需要注意信息安全，不要发送公司内部设计文档和关键技术信息等。不要使用互联网上的免费邮箱来发送正式邮件。

邮件模板范例

1:项目每日

接收者:项目的所有员工(开发人员、测试人员、质量经理…)

抄送名单:项目负责人和公司负责人…

主题:xxX项目日报(xX年-xx月-xx日)

邮件内容:

–

大家好，

以下是XXX项目今天的跟踪情况(详见附件或XXX网站…根据实际情况填写)，请了解:

一、项目组问题风险跟踪

1.解释今天发现的问题或风险。…

如果有对策方案，还需要明确对策说明。

2.之前发现但未完全解决的问题或风险。…

目前有哪些风险？需要项目组的对策吗？…

二。项目进展概述

本段内容需要根据实际情况以图表的形式进行说明，

需要描述某项任务/子任务的计划完成日期、今天/本月计划完成百分比、当前完成进度、当前状态是正常还是延迟。…

第三，Bug收敛状态

需要线形图来描述bug产生和消除的趋势。…

四。有待解决的问题

一些特殊的问题。比如设备问题，需求问题。…

以上。

样本2:问题确认或备忘录

收件人:需要确认或回答问题的人。

抄送名单:相关同事(不一定需要他们回答但需要他们知道的人)，相关项目负责人…

主题:[XXX]问题内容确认或[XXX]讨论结果确认。

邮件正文:

–

给张三，李四，

你们好，伙计们，

关于xxx的设计方案，今天我们进行了可行性讨论。讨论结果如下。请确认描述中是否有遗漏或错误:

1.[方案描述]

& lt方案1 >: xxxxxx

优点:xxx

缺点:xxx

& lt选项2 >: xxxxxx

优点:xxx

缺点:xxx

结论:基于xxxxx的考虑，经过讨论，我们最终决定采用第二种方案。

2.[残留问题]

①①XXX项目的XX版本是否存在相同的设计缺陷？

-& gt；经过相关专家的代码分析/确认，XXX项目的XX版本没有类似问题。(相关沟通记录已放在附件xxx中，请参考)

(2)关于变更工作的数量和完成日期。

经过项目组的分析，变更的数量是:

发展:xxx人/天

测试:xxx人/天

完工日期:xxx

3.[电子邮件回复截止日期]:

请于xx年xx月xx日xx点前回复。

以上，辛苦了。

示例:总结和分享

接收人:项目全体员工

抄送名单:相关项目负责人…

主题:【分享】XXX场景中XXXX的设计考虑

邮件正文:

–

大家好，

在今天的xxxx讨论中，我发现了一个xxxx的问题。为了避免其他人遇到类似问题不知道如何解决，我整理了一封邮件与大家分享。

[问题背景]

在描述xxx的背景下，为了实现xx功能，讨论了xxxx的设计。

[问题现象]

(简洁明了地描述当前的问题，在什么场景下，什么操作会产生什么样的现象…)

[问题的根本原因]

(从代码、设计、需求等角度来看，这些问题的根本原因是什么…)

[对策]

根据实际情况，描述对策及对策后的测试结果。

[经验/教训]

通过这件事，我们以后设计类似功能时，需要充分考虑xxx场景中xxx等复杂操作。…

[备注]

(上面写问题描述和对策描述的时候，需要提供相关的依据或者例子，可以把这些信息放在备注里，方便邮件读者)

以上。

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