如何快速修改公文格式

是不是一直用“选择”-“右键”-“字体”-“右键”-“段落”这种单调重复的方法来修改格式？下面这个方法省去了很多步骤，可以提高80%以上的效率。

在正常工作中，尤其是在办公室，每天都要起草或修改大量的文稿，一些同事发来的文稿很多都不符合公文格式规范，比如字体、间距、页码、页边距等。每天接收和处理这么多文档，如何提高大量文档的修改效率？经过学习和实践，我想和大家分享一下快速修改文档格式的方法。

一.改变我的想法

通过调用模板，可以在创建新文档时确定格式。使用样式设置多级标题的格式，然后将页边距和页码标准化，保存为模板，每次都从新的直接调用模板，然后使用样式统一修改不同段落和不同级别标题的格式。这样不仅可以提高标准公文的工作效率，还可以避免在处理大量公文的过程中容易形成的错误。

二、单据修改的步骤

这里介绍一下设置调用模板后的修改步骤(模板制作的第三点)。当你得到一个文档时，通常会出现以下问题:不正确的文本格式、不正确的边距设置、不正确的页码设置等。，如下图所示:

对于这样的文档，只有“全部复制->”从模板创建一个新的空白色文档->:只粘贴文本->；将光标置于标题行，点击【样式】设置标题格式->【保存】，完成单据格式修改。具体操作如下:

1.选择原始文档的所有内容，复制它，然后单击文件-新建-从默认模板新建-仅粘贴文本。

2.获得一个全新的文档。全文采用宋体_GB2312三号字体，前两个字、页码、段落页边距均符合规范。

3.将光标放在各级标题上，点击样式设置标题格式，即可完成整个文档的格式修改。

第三，制作模板并调用模板

步骤1:创建一个新的空白色文档

第二步:设置样式格式。文本的格式，标题I(对应文档的主标题，即文档的标题)、标题II(对应文档的一级标题)、标题III(对应文档的二级标题)由样式决定。PS:公文的三级标题，一般都是仿宋体黑体，但不能指定文体。

1.设置正文样式:

(1)对于开始中的样式设置，右击“文本”，点击“修改样式”。

(2)在“修改样式”对话框中点击“格式”->“字体”设置字体。

(3)在字体对话框中，将中文字体、西文字体、繁体字全部设置为仿宋体_GB2312，字体和样式分别设置为普通和3号。单击“确定”返回到“修改样式”对话框。

(4)在“修改样式”对话框中单击“格式”->“段落”，设置段落。

(5)在段落对话框中，关于缩进和间距:设置对齐方式为两端对齐，缩进文字前后0点，首行缩进2个字符，间隔段落前后0行，固定行距28点或28.8点(28-30点之间)；论断行和分页符:不勾选分页符，不勾选断行中的“允许西文单词在单词中间断行”(也可以勾选。如果勾选的话，一个号码可能会分成两部分，比如身份证号的前十位在最后一行的末尾，后八位在下一行的开头，不过要看情况)。单击“确定”返回到“修改样式”对话框。