尽管短信和社交媒体很流行，但电子邮件仍然是商业世界中最常见的书面交流形式，也是最常被滥用的形式。电子邮件经常被打断，咆哮着——好像简洁意味着你必须听起来很傲慢。
尽管短信和社交媒体很流行，但电子邮件仍然是商业世界中最常见的书面交流形式，也是最常被滥用的形式。电子邮件经常被打断，咆哮着——好像简洁意味着你必须听起来很傲慢。事实并非如此。
考虑一下最近发送给一所大型大学校园所有员工的电子邮件:
现在是时候为教职员工更新停车证了。新的停车证需要在11月1日前完成。停车规章制度要求所有在校园内行驶的车辆必须展示当前的车贴。
放一个& # 34；在这条信息的前面。嗨！"解决不了这个问题。这只会增加一种虚假的友好气氛。
相反，考虑一下如果我们简单地添加一个& # 34；请& # 34；词，并直接向读者致辞，那么这封邮件将会是多么美丽和简短，它可能会更有效:
请在11月1日之前为教职员工更新停车证。
当然，如果电子邮件的作者真的考虑到了读者，他们可能会包括另一个有用的小东西:关于如何以及在哪里更新停车证的线索。以这封关于停车许可的邮件为例，试着将这些技巧融入你自己的写作中，以获得一封更好、更清晰、更有效的邮件:
1.在主题栏中，始终填写一个对读者有意义的主题。不是& # 34；车贴& # 34；或者& # 34；重要！"，但是& # 34；新停车标签的截止日期& # 34；。
2.把你的主要观点放在开头的句子里。大多数读者不会为了一个惊喜的结局而坚持下去。
3.永远不要使用含糊的& # 34；这& # 34；开头——比如& # 34；这需要在5点之前完成& # 34；。一定要陈述你在写什么。
4.不要全用大写字母(不要喊！)，而且不要全用小写字母(除非你是诗人E-E-卡明斯)。
5.一般来说，请避免使用textpeak(缩写和首字母缩略词)。你可能是ROFLOL(在地上打滚，大声笑)，但你的读者可能会想到WUWT(怎么回事)。
6.简短而有礼貌。如果你的邮件超过两三个小段，请考虑(a)减少邮件内容，或者(b)提供附件。但是在任何情况下你都不应该说你好，咆哮或者吠叫。
7、记得说& # 34；请& # 34；还有& # 34；谢谢& # 34；。而且很严重。例如& # 34；谢谢你理解下午休息被取消的原因& # 34；这是不礼貌，也是小气。这不礼貌。
8.添加一个带有适当联系信息的签名区(在大多数情况下，包括您的姓名、办公地址和电话号码，以及法律免责声明，如果您的公司需要的话)。签名栏需要包含巧妙的语录和艺术作品吗？也许不是。
9.点击& # 34；发送& # 34；之前，编辑和校对。你可能认为自己太忙了，无暇顾及这些小事，但不幸的是，你的读者可能会认为你是一个粗心的傻瓜。
10.最后，及时回复严肃的消息。如果您需要超过24小时来收集信息或做出决定，请发送一封简短的回复，解释延迟的原因。
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