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面对很多乱七八糟的任务,我们也会把需要处理的事情列在纸上。这些东西大多没有详细描述,也没有固定的完成时间节点。这些单子完成后可能会被我们扔掉,但它确实能帮助我们

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面对很多乱七八糟的任务,我们也会把需要处理的事情列在纸上。这些东西大多没有详细描述,也没有固定的完成时间节点。这些单子完成后可能会被我们扔掉,但它确实能帮助我们理清思路,提高完成事情的效率。

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传统清单的使用传统列表的使用

实际上,清单是提高效率的许多方法之一。完美的实现不在于工具的选择,而在于对任务的理解。能不能执行,很大程度上取决于你把什么样的任务放到你的清单上,如何执行。

在《盘点革命》这本书里,护士给病人检查的项目,飞行员起飞前的常规检查案例,就是希望我们通过盘点,避免遗漏一些操作。从使用角度来说,更多的是为了记录和提醒,本质上也是一种提高效率的工具。

工具的效率往往发展很久。目前应用工具中很多产品都很受欢迎。任务类的代表作有OmniFocus和Things,日程类的有fantastic,备忘录类的有Bear。许多应用程序更进一步,试图满足不同的需求。例如,Sorted3结合了日程计划和任务管理。

滴答清单是许多效率工具之一。

2013年,TickTick团队发布了Tick Tick List国际版。经过一段时间的发展,该产品在中国注册,是“出口转内销”的应用产品

Tick-tock给我最大的感受是,他并没有像Sorted那样通过更有效地结合时间和任务来设计功能,而是更像是希望用all-in-one的方式来打造产品,以任务管理为核心,兼顾所有平台和多场景的高效性和通用性。

Sorted如何高效地安排任务和日程?

高效的安排生活学习

第一,任务集合

如何用最简单的方式收集和捕捉你头脑中所有的、任何的、所有的想法,把事情形象化到外部记忆系统中,让你的大脑用于思考,做真正有意义、有创造性的事情。

Tick-tock的收藏功能很强大,但是功能归功能,脱离实际应用场景是没有用的。只有在任何场景下,任何想法都能被快速收集,所谓收集工具的功能才是有价值的。

嗨Siri~

Tick-tock可以和Siri整合,也就是说当你做不到空的时候,你可以直接说“嘿Siri,明天晚上回家后提醒我收拾一下。”这样的一句话,可以自动识别时间、地点、事务,被收录到万能的收藏箱里,让你不会被脑子里的任何想法打断。

对于安卓来说,嘀嗒嘀嗒集成了讯飞语音,但应用场景自然不如全球Siri方便。而且如果已经在app内部,自然会使用键盘上的讯飞语音输入法,这也是全局优先和习惯优先。

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通过Sir添加任务通过Sir添加任务

微信内容直接转化成任务。

我们习惯了在微信上和别人交流。我们会和同事微信聊天,和客户联系,和朋友聚餐,或者聚在一起搞个活动。在这个过程中,会产生一些需要记录的信息,这些信息可能是我们要完成的事情,比如联系客户,或者开会聚餐。......

但是仔细想想,你是怎么处理交流过程中需要记录的信息的?

然后聊天结束后,翻翻记录,复制一些消息,打开一个app(或者小程序)粘贴。

在“收集信息”这一步,这种方法显然不够快。我们需要花费额外的时间从聊天上下文中找到真正需要记录的消息。滴答滴答关注“滴答清单”微信官方账号并绑定账号后,可以直接将内容发送到微信官方账号。Tick-Tick可以识别并保存发送的内容到你的账号,省去了切换应用、复制粘贴等多步操作的麻烦。

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通过微信来添加任务通过微信添加任务

语音输入

当你脑子里突然冒出一个想法,但又不方便打字的时候,语音输入就是最好的帮手。例如,当我们开车时,我们需要创建一个备忘录或安排一个记录。我们只需要按住手机上的加号键,就可以把语音变成文字备忘录,这样空就可以在空闲的时候查看或者安排最近一天的计划列表。目前语音转文字的识别率还是不错的。

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通过语音来收集任务通过语音收集任务。

二、任务整理

在当天的各种场景中,我相信各种各样的东西都已经收集到滴答滴答清单的收集箱里了。这些东西可能是想法,可能是事实,可能是承诺,总之只能算是一种原材料。收集箱只是一个处理问题的场所,而不是存储容器。

支持降价的任务注释

效率的起点不是任务管理,而是未加工的笔记。在其他任务管理工具中,收件箱通常是起点。虽然嘀嗒列表的任务模块里有收件箱,但其实使用它的笔记功能才是高效工作的真正出发点。

在勾选列表中,您可以创建一个特殊的注释列表。以前我们收集任务的时候,通常会考虑到任务名称怎么写。但是在笔记列表里,你其实可以直接把你想记的东西写下来,然后再去处理。然后,逐一回顾收集到的笔记,判断其属性。如果是值得保存的备忘录,添加相应的标签;如果是需要下一步动作的待办事项,可以直接转移到一个任务。如果没有意义,还不如直接删除。

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事实上,即使是任务也能发挥勾单的笔记能力。勾选列表中的任务描述支持降价语法。单击任务的详细信息,您会发现输入框底部有一个带下划线的字母。点开这些操作按钮,支持标题、粗斜体下划线、高亮、链接、无序和有序列表等主流Markdown语法,当然还有插入图片。

有了这么强大的记笔记功能,打勾单就可以当备忘录工具用了。虽然不能完全替代项目中需要的文字工具,但作为灵感收件箱完全胜任。

多列表应用

对于我来说,工作和生活需要分开,我可能会在业余时间更专注于做对我更有意义的事情,所以我可以通过创建tick-tock多列表来分别管理我的计划。令我惊讶的是,tick-tock列表支持各种表情符号和更详细的分类(通过文件夹和颜色),所以我们也可以通过这种方式创建更复杂的列表。

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复杂的清单体系复杂库存系统

第三,任务规划

日历是工作中重要的效率工具。它不仅可以帮助我们记住事件发生的时间,还可以帮助我们合理安排自己的计划。。

Mac的滴答清单提供周视图和月视图,而iOS提供更好的3天视图和周视图。我们可以看到最近几天有哪些预定的会议(与谷歌日历相关,公司会议一目了然),以及之前预定的“今天不做就死”事件。

说到安排时间,这里其实有一个微妙的概念“预估时间”,这是我使用Toggl系统一段时间后的深刻体会:完美自律的人会知道自己在未来某个时间在做什么,只要具体执行计划好的行动,那个时间段的记录就已经确定了,也就是说“计时没有用,所以不需要计时”。在Tick-Tick List的日历界面中,还有一个用户体验爆棚的功能,就是可以将右边列表中的任务直接拖拽到日历中,iOS甚至可以直接拉伸来控制时间段的长短。

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任务看板任务看板

四。行动实施

番茄定时

实际上,番茄工作法是一种对人的自制力的训练方法,是一种在现实中延伸的规律,而不是从外界强加给别人的。

因此,将番茄时钟与任务管理结合起来是很自然的。任务管理的一个大问题是很难准确预测一项任务需要多长时间。如果使用番茄钟,不仅可以帮助自己集中注意力,还可以提到统计学的作用。经过一段时间的数据积累,你会对工作中某个环节所需的时间有更准确的统计,从而帮助你在后续的规划中合理安排任务数量。

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专注计时关注时机

除了日历和番茄钟,Tick List还可以在打卡模块培养自己的习惯,在四象限模块规划自己的任务。这里篇幅有限,但都值得一试。

白噪声

我呢,晚上睡不着的时候会用白噪音促进睡眠,或者看书的时候集中注意力。

或白噪声,是具有恒定功率波长谱密度的随机信号或过程。换句话说,这个信号的功率在每个波段都是相同的。因为白光是各种频率(颜色)的单色光的混合,所以这种功率谱均匀分布的信号的性质叫做“白”,所以这种信号也叫白噪声。

Tick-tock list不仅将番茄计时与任务管理相结合,还在Tick-tock list中加入了白噪声这一始终辅助注意力集中的功能。所以之前提到过,嘀嗒在很多方面试图帮助使用它的人完成收藏和执行。

穿孔功能

说到打卡,我第一个想法就是上班要迟到了,可以让同事帮我在钉子上做个卡(我真的起不来!)类似的场景还有很多,但是打卡功能其实还有另外一个用途,那就是行为习惯的养成。日常任务打卡可以让我们更专注于自己的计划,记录计划完成时的状态和心情,从而形成相关的日志记录。

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打卡统计页面打卡统计页面

动词 (verb的缩写)任务评审

在我看来,复习是整个计划管理过程中最有效的做法。任何行为做得不好都无所谓。只要在迭代结束时有回顾和反思,就一定会有所提高。

目前我们用的是Tick List的“汇总”功能,还在测试中。可以根据时间段和列表直接生成相应的内容,也可以包括每项任务的完成进度、完成时间和具体细节。

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数据看板数据看板

团队协作前面提到Tick List希望通过一种方式解决效率问题。除了我们个人的日常生活和学习需求之外,Tick针对更复杂的工作场景,在原有功能的基础上增加了一些更有针对性的功能,如团队协作、工作看板等。

Tick-tock支持与其他用户共享清单。在共享清单中,可以将任务分配给特定的成员,从而实现任务协作。

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计划分配计划分配

所谓团队协作,并不是简单的增加共享功能,而是解决团队成员协作时最容易遇到的问题:团队成员之间的信息不同步。只有努力解决这个问题,才能帮助团队更高效地协作。

在数字工具组的协作过程中,任务分配完成后,我们开始分头行动。当任务取得进展时,它们将被动态发布在评论区,成为任务日志的一部分。如果需要交接任务,不需要留滴答滴答。可以在评论区@同事,同事可以给他分配任务。

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团队协作清单团队协作清单

此外,当创建或编辑每个任务时,会自动生成一个活动日志。对于团队,您可以检查哪个成员在整个任务中做了什么。此外,对于日期和标签支持,tick list也更好。

看板模式

上面在介绍Tick List的任务管理时,其实故意不提一个“杀手锏”功能:看板模式。虽然看板模式在个人任务管理中也很实用,但是在团队协作的场景中就更有必要了。

“看板”的出现是为了显示丰田工厂各个生产环节的进度。所以看板不是针对项目经理一个人的,而是针对整个团队的。团队成员可以在看板上看到所有项目的进展,从而确保每个人都知道其他人的工作状况。在数字工具组的远程协作中,使用了tick list的看板模式。

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多任务看板多任务看板

在打勾列表中(比如付费栏目),广告牌按照文章的生命周期(约稿-编辑-审稿)分组,让你一目了然每篇文章处于什么阶段,每个阶段要处理多少稿件。当某个环节出现积压时,我们需要花额外的时间去处理,以保证文章的稳定产出。

同时,在每个群中,根据负责人,还可以直观的看到任务的分配列表,方便成员随时交接任务。

支持多平台和Apple Watch

滴答清单支持大部分设备,各种主流浏览器也支持安装插件,方便通过插件保存和提醒任务。对于各端都有协同需求的用户,可以说是极为友好。

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支持多平台多客户端支持多平台多客户端。

最让我惊喜的是它还支持Apple Watch,让我闲置了很久的手表有了空发挥的空间。为此我特意找时间研究了一下手表上的滴答到底支持什么样的功能。

使用Glance查看您的旅程。

早上,无论你是在悠闲地吃早餐,还是在上班的路上,你都可以方便地使用浏览功能查看一整天的行程。或者去勾选列表查看“未来7天”和“全部”中的任务。

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语音输入-直接添加任务。

无论你是工作、休息、看电影还是购物,只要长按顶部的添加按钮,说出你的想法。勾选列表可以被识别并保存为任务。如果这个任务包含时间,它会自动识别其提醒时间,为你设置提醒,让你不会错过这些日程。

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完成任务和工作

当你完成一项任务,只需点击完成按钮。如果是列表任务,直接单击子任务将其标记为已完成。已完成的子任务显示为灰色,并移动到列表的末尾。

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总结

再完美的app,也代替不了实际行动。世界上有很多时间管理大师,可以用一张白纸把自己的生活安排得清清楚楚——做事的效率其实和app无关。与其研究多少方法论,不如老老实实做事。

但是,当我看着自己整理得清清楚楚的打勾单,还是觉得这一切都是有意义的。至少当我想采取行动的时候,我不能因为不知道如何安排任务而瞻前顾后,逃避问题。毕竟一切都已经安排好了,现在我要做的就是按照计划进行。

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