版心尺寸怎么设置(怎么把pdf转换成jpg图片)

公文最明显的特点就是有一定的规格和风格，所以我们看一份公文，首先看到的就是公文的格式。文档格式是指文档的各个组成部分在页面上的呈现形式，也称为文档的外部组织形式。

经过长期的实践，公文形成了一套独特的写作格式和规范，实现了程序化、规范化和标准化。形式上的规范和统一，扫清了沟通和交流的障碍，使公文的书写、阅读、传递和处理更加快捷有效。

一、公文格式规范化是公文的本质要求

国内外所有公文都有明确详细的格式规范。公文格式的规范化是公文的本质要求，反映了公文的内在规律和客观需要，是公文生命力的关键。

公文格式的规范化是由公文的性质决定的。公文是政令畅通的重要载体。为了保证信息在传递过程中不失真、不出错、不被误解，要求信息的格式准确、清晰、严谨，便于读者理解和掌握。有了标准规范，人们可以更直观地获取信息，提高阅读效率。

公文格式的标准化有利于公文处理。文档处理是企事业单位中使用频率最高的工作。在公文处理过程中，如果格式不统一、不规范，必然会影响工作效率。为了保证公文的完整性、准确性、严肃性、有效性和合法性，便于规范化处理，同时也为归档和备案提供方便，有必要对格式进行规范，同时可以有效提高公文处理的制度化、科学化、规范化水平。

公文格式的规范化体现了公文的权威性和约束力。公文是传递信息的有效载体，其形式保证了公文的内容。公文写作结构的规范表达不仅体现了公文的权威性和约束力，而且有助于保证政令畅通。公文的格式不仅会影响公文的质量和美观，更重要的是影响公文的法律效力。公文格式不规范可能影响公文的严肃性和作用，甚至造成重大错误。

公文格式标准化是信息化发展的必然要求。利用计算机处理公文，可以大大提高办公效率，对提高公文制作水平也起到积极的推动作用。按照统一的公文格式标准，开发公文制作模板，可以成倍提高工作效率，同时实现高效操作、统一样式、易于识别，为办公自动化的推广奠定了基础，创造了条件。

二、公文格式规范的主要内容

公文格式规范的总体要求是:公文要素要完整无累赘，使用位置要准确无偏差，公文格式要正确无混乱，首尾对应不得引起矛盾。具体来说，文档格式规范主要包括以下三个方面。

第一，公文有其组成部分和标注标准，在公文页面上有固定的顺序。每个组成要素，如份数、分类和保密期限，都有自己的识别规则和位置。

二是公文使用的媒体有一定的标准，对纸张、排版、印刷也有要求。一般公文用A4纸，对版面、页边距、公文中心大小都有规定。对排版、印刷、装订的字体大小，图文的颜色也有明确的要求。

第三，公文在数据表达形式上也有一定的规范。比如公文中的文字、外文字符、表格、标点符号、度量衡、数字的使用都要符合规范要求。

公文的写作必须符合国家有关法律、法规和标准，必须按照特定的模式进行。任何一个机关、企业、事业单位都不可能走自己的路，独树一帜，另搞一套。

三、公文的要素及其规范

一般来说，公文由18个要素组成，如份数、密级和保密期限、紧急程度、签发机关标志、签发人姓名、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、签发机关签名、成文日期、印章、备注、附件、抄送机关、打印机关、打印日期和页码。

18个要素按其位置可分为眉头(头)(前六个要素)、正文(中间九个要素)、页记(尾)(后三个要素)。眉的第一部分位于公文首页的上方，一般占全页的1/3左右。主体位于眉头部分下方，铭文部分上方。版本记录位于公文最后一页的底部，其中印刷版本记录包括两个要素:签发机关和签发时间。

公文格式按国家标准《党政机关公文格式》执行。一定要认真学习掌握，吃透用好，严格遵循，避免出错。

四、公文的文种及其规范

正式文件包括决议、决定、命令(令)、公报、公告、意见、通知、通报、报告、请示、答复、议案、函件、纪要等15种文字。每种语言都有自己的书写标准，必须严格遵守。

不同的语言有不同的目的和作用，所以不能混淆。有些语言具有指示功能，适合上级机关给下级机关写信，如决议、决定、指示、批文等。有些语言具有呈文功能，适合下级机关给上级机关写信，如请示、汇报等。有些语言具有众所周知的功能，适合公开发表或在一定范围内发表，如公告、通告等。有些语言具有规范功能，适用于为特定的工作或事务范围制定具有约束力的行为准则，如条例和规则。

在使用语言时，我们应该注意写作风格之间的关系。公文有上式、并列式和下式，分别反映发文机关和收文机关的关系，一定要正确使用。

官方文件的语言应该使用得当。如果不加以区分，语言的错误使用会造成行文关系的混乱，影响公文的效力。比如我们要向上级汇报工作，希望得到答复或回复，就需要请示而不是汇报。下属部门的要求肯定有回复，但知道报告就好。有些人把请求报告连在一起，会成为笑话，影响正常工作。