档案管理的六大步骤(档案管理系统软件哪个好)

归档的基本方法有哪些？只要从事人力资源岗位的工作，就一定离不开大量的人事信息，而这些信息的有序排列是对HR基本功的最大考验。清晰的数据和档案可以提高员工管理的效率。反之，杂乱无章的数据必然导致管理混乱，阻碍我们的后续工作。本文以整理企业档案为目的，将整理档案的基本方法和三个步骤进行梳理。

档案整理的基本方法有哪些？

第一步:确定档案的分类。

人事部门涉及的档案材料种类繁多。为了方便以后后续资料的查找和归档，首先要有一个明确的资料分类计划。这种分类可以根据人力资源的不同部门，结合企业的日常经营，划分为若干类别，作为一级分类。其次是根据具体内容对档案进行二级分类，最后可以根据使用周期(如月度、季度、年度)或部门/职能对档案进行三级分类。这个图可以给你一个参考:

如果以后有新的物料类别，可以按照原来的分类规则进行添加。这样我们在找文件的时候，组织会非常清晰，可以快速定位文件存放的方向。

第二步:标准化文件格式/模板。

显然，有组织的文档应该有一套标准化的填写/录入要求，这样做的好处是我们可以快速识别文档的类别，快速获取我们想要的关键信息。对于未来的新材料，我们可以通过制作一套标准化的模板来轻松解决这个问题。虽然制作模板需要一定的时间和精力，但是未来模板的应用可以更方便快捷的获取信息，同时避免信息缺失的问题。对于不同风格的原始素材，重新整理确实是一个庞大的工程。但是现在市面上有很多电子文件系统，可以提供扫描和功能分析功能。通过这种智能识别，可以将不同格式的文件快速整理成统一的样式，非常快捷方便。

第三步:选择合适的存储方式。

简单来说，文件的存储方式只有两种，纸质版和电子版。与电子信息相比，纸质的保存更麻烦，查找也没有那么快，所以很多企业已经逐渐使用电子文件系统来代替纸质文件。不过话说回来，纸质材料是有存在的必要的。目前没有一家企业能做到100%无纸化办公，更多的是电子系统和纸质材料的结合。

按照之前的分类规则，纸质资料要按照不同的分类存放在指定的区域。这里可以按照常用数据和历史数据进行划分，历史数据可以封存好，而常用数据可以放在容易找到的地方，并附上台账，避免后续使用造成混乱。如果是电子材料，只要选择一个比较好用的电子文件系统，按照第一步的步骤把材料有序的整理好，制定好后续更新的规则，基本上就可以一劳永逸了。综上所述，要想有效地组织企业档案，其实只需要做到三点:有明确的分类标准(层次清晰)，制定明确的输入规范，最后及时归档。

档案整理的基本流程有哪些？

档案工作的基本程序一般分为收集、整理、鉴定、保管、统计、编目检索、提供利用、编辑研究等八个环节。二、档案工作各环节的工作程序

收集、移交、整理和统计

1.归档部门的兼职档案员(资料员)应当根据本单位制定的归档范围，做好平时文件材料的形成、收集和保管工作，保证归档文件材料的完整。

2、兼职档案员(资料员)根据不同种类文件材料的特点，按规定的案卷类别进行分类。

3.第二年年初，兼职档案员(资料员)整理收集、积累的文件(初步归档)。

4.3月上旬，档案室对各部门初步归档的文件材料进行检查指导。

5.兼职档案员(资料员)按归档要求归档。

6.兼职档案员(资料员)填写交接清单，向单位档案室移交档案。

7.档案馆应当对档案进行分类和整理。

8.准备文件编号。

9.编译各种检索工具，如文件目录。

10.仓库

1、做好档案统计、安全。

12、开展档案利用

13.编译文档，并对文件信息进行两到三次处理。