电子档案怎么弄(怎么查看自己的电子档案)

大家好。今天兑冠科技南大知行边肖为大家分享一下档案管理的干货。这篇文章的主要内容是——电子档案如何才能成为电子档案？

电子档案怎么弄(怎么查看自己的电子档案)插图

电子文件如何成为电子档案？这个问题乍一看似乎很简单，但仔细想想，你也不一定能一下子说出来。

把word格式的电子文件转换成PDF，交给档案部门，就变成电子文件了吗？回顾每天的备案过程，似乎确实是这样。一般来说，作者应该转换文本文件(word格式或TXT格式等。)成格式文件(pdf格式文件)然后上交。

有的时候，不在办公系统内流通的纸质文件，扫描成PDF格式，交给档案部门，或者档案部门自己把收到的纸质文件扫描成PDF格式，放入档案管理系统。但是，如果我们翻看一些关于归档电子文件的规则和标准，我们会发现，所有这些规则和标准都将说明，当电子文件移交给档案员时，应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

比如第十三条↓

电子档案怎么弄(怎么查看自己的电子档案)插图(1)

比如第六条↓

电子档案怎么弄(怎么查看自己的电子档案)插图(2)

其他的《电子文件归档和电子文件管理标准》也有类似的要求，也就是说电子文件只能转换成PDF格式，还有其他的要求，保证这些电子文件在移交的时候是真实的、完整的、可用的、安全的。

如果我们采取相关措施来满足这些要求，那么电子文件移交给档案员后会变成电子档案吗？或者再补充一点，交接方和档案部门也进行了交接登记，双方在交接登记表上签字。

一些长期做档案工作的朋友心里都清楚，归档、交接、登记是非常重要的，因为这意味着文件的管理权的转移，也就是文件变成了档案。电子档案满足这些要求移交给档案部门后能成为电子档案吗？

在我看来，事实并非如此。

如果一个word格式的电子文档从OA系统在线传输到档案管理系统，档案人员会接受吗？只要档案齐全、完整、真实、经检查可用，就收起来，无非就是换个格式，也会移交登记。所以格式不是问题的关键。

再说一个案例，如果你只是找了一个其他单位的文件，或者把你单位的“放假通知”交给档案部门。人事部门会接受这些文件吗？即使这些文件是完整的，完整的，真实的和可用的，即使它们被转换成PDF格式。恐怕档案员还是会拒绝。

看起来完整不完整并不是电子档案的关键。重点是什么？细心的你应该已经看到，档案员是有选择地接收电子文档的。哪些档案可以归档，哪些档案不可以归档，从档案诞生的那一刻起，命运就已经定了。

这是什么意思？说明文件是否是文件。文件诞生了。只要是常务会议的纪要，都会作为档案保存。只要是放假通知，除非有特殊情况，大部分都进不了档案。

那么，电子档案如何成为电子档案呢？答案是:不需要改变。一些电子文件本质上是电子文件。后续格式变更、检查和移交等。都是法律规定的程序。给出这个答案的不是作者，而是老师刘。具体的论证思路，请看刘老师的相关著作。

文章来自档案员，作者档案员。

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